O setor de compras é vital para uma empresa. Muito além de suprir as necessidades gerais, adquirindo desde matérias-primas até os consumíveis do escritório ou mesmo a contratação de serviços, ele tem papel essencial no desdobramento de todas as atividades do negócio, inclusive na lucratividade.
Com o passar dos anos e a evolução da tecnologia, essa área passou a ser aprimorada e evoluiu muito. Além de comprar, o comprador passou a ter uma função também estratégica nas companhias. Então, mais do que sourcing, que literalmente quer dizer aquisição, passou a fazer o serviço de procurement, que tem origem no latim procurare e quer dizer governar.
Curiosidade
A dúvida no uso dos dois termos tem uma explicação: nos países em que o inglês é o idioma principal, é bastante comum existir nas empresas um setor chamado “procurement and sourcing”. Aqui no Brasil, ele foi adaptado para apenas “setor de compras”, o que pode gerar confusão em quem está conhecendo esses conceitos.
Quer entender melhor qual o papel desse novo posicionamento estratégico e ainda ver dicas de como aplicá-lo aí na sua empresa para melhorar os resultados? Nós explicamos para você. Confira!
Procurement
Procurement é uma forma de abastecer empresas (privadas ou públicas) que utiliza métodos mais complexos de aquisição. Ou seja, procurement e compras não são sinônimos, apesar de muitas vezes os dois termos serem usados dessa forma.
Enquanto a compra é apenas a obtenção de um material, o procurement envolve um processo mais longo, um conjunto de etapas, que vai desde a pesquisa de mercado e escolha de fornecedores até o transporte, montagem, armazenagem e fechamento de contratos. Com isso, podemos dizer que ele acaba integrando vários setores da empresa, inclusive o de logística, para formar uma estratégia de abastecimento.
Sendo assim, podemos considerar que ele soma todo o processo de sourcing à diferentes ações que trazem inúmeros benefícios ao negócio. Conheça algumas dessas estratégias eficientes que compõe o procurement e podem fazer diferença na sua empresa:
- Pesquisa de mercado
Escolher bons parceiros, que ofereçam matérias-primas modernas, de qualidade, preços competitivos e condições comerciais favoráveis, como opções de pagamento e prazos de entrega, é essencial. Para isso, é preciso fazer uma boa pesquisa de mercado, solicitando cotações e analisando cuidadosamente as informações. Aos poucos, é possível identificar aqueles parceiros que melhor suprem as necessidades do seu negócio. - Logística
A logística também está entre as atribuições do profissional de procurement. Principalmente quando o assunto é transporte, já que esse pode ser considerado um dos principais “termômetros” da satisfação do consumidor. Quando uma compra chega no prazo combinado ou até mesmo antes, é possível estar um passo mais perto de fidelizar esse cliente. Para isso, é preciso reduzir o lead time, estudando, por exemplo, opções diferentes de modais que consigam entregar com maior eficiência o item que você precisa, dentro do tempo necessário e com total controle dos gastos. - Gestão de gastos
Mais que cumprir um orçamento preestabelecido, a área de procurement também pode atuar na otimização do consumo de itens da cadeia de suprimentos da empresa. Por meio do acompanhamento periódico de resultados e estipulação de metas, é possível ter melhor aproveitamento dos suprimentos sem reduzir a qualidade, reduzindo gastos e aumentando os lucros. - Registro de compras
Outro item necessário é o acompanhamento constante para saber se a parceria comercial continua viável, trazendo benefícios. Verificar, por exemplo, a variação dos preços, é um fator entre vários outros que devem ser monitorados a cada nova compra. Esse é um trabalho extenso para ser feito manualmente, mas a tecnologia pode dar uma força, simplificando o processo. Hoje, sistemas são capazes de gravar os últimos valores das cotações, possibilitam que você dê notas, aponte ocorrências e, com isso, faça uma avaliação constante dos fornecedores. - Registro de recebimento
O registro de recebimento é outra etapa importante, que deve ser feita com cuidado. É nessa hora que se confere a quantidade recebida, sempre conforme o pedido de compras, checa-se a qualidade, confirma se os materiais estão de acordo com a descrição da solicitação, certifica-se que o prazo de entrega foi cumprido e não houve nenhuma avaria ou extravio. Simplificando, seria como uma auditoria no momento em que se recebe o produto para identificar se o que foi comprado realmente veio conforme foi acertado com o fornecedor. - Cumprimento de requisitos ambientais
O setor de suprimentos tem papel importante no cumprimento dos processos sustentáveis dentro de uma empresa. Mais do que uma tendência que pode, inclusive, atrair consumidores, essa é uma obrigação. Para isso, é importante conhecer de perto os fornecedores para saber se eles seguem procedimentos que buscam preservar o meio ambiente, como a utilização de matérias-primas recicláveis e transporte em uma frota mais nova, o que reduz a emissão de poluentes, além de diminuir o consumo de combustível. - Preocupação com os impactos sociais
Mais do que cuidar do meio ambiente, a sustentabilidade também se estende às pessoas que estão ao redor. A empresa e também seus parceiros precisam ter cuidado com a comunidade, sabendo de que forma impactam seu dia a dia e buscar forma de minimizar possíveis efeitos negativos que possam causar, como barulho ou poeira em excesso, por exemplo. Outro ponto que também merece ser analisado é se seus fornecedores oferecem boas condições de trabalho aos seus funcionários. Estar ciente sobre todos os envolvidos no processo, direta ou indiretamente, é essencial e uma questão de ética. - Padronização de processos
Conhecer as demandas, observá-las e registrar tudo aquilo que torna o processo de compra mais eficiente é um dos papéis do profissional de procurement. Seguindo esses procedimentos padronizados, é possível agilizar as demandas, diminuir custos e gerar mais produtividade na empresa.
O papel do profissional de procurement
Resumindo, o procurement não somente interage, mas integra a cadeia de suprimentos do negócio, monitorando a sua dinâmica e utilizando toda a sua inteligência estratégica ele administra as ações que podem contribuir para melhorar a lucratividade.
Esse profissional ajuda na tomada de decisões, presta suporte para integração de áreas relacionadas (produção, armazenagem, logística e distribuição) trabalha na gestão de processos corporativos, fica atento à inovações, está de olho nas tecnologias e métodos que podem contribuir para uma cadeia de suprimentos mais eficaz, tem visão global dos projetos e realiza pesquisas de mercado. Além de tudo isso, ainda tem o papel de identificar, controlar e reduzir gastos diretos ou indiretos que podem influenciar nos resultados do negócio.
